terça-feira, 17 de agosto de 2010

Faça Bonito nas Apresentações

Saiba fazer apresentações para o chefe com uso de recursos visuais

Reinaldo Polito



Apresentação de subordinado para chefe tem suas peculiaridades. Como tem hierarquia na relação, quase sempre o chefe não tolera enrolação e exige objetividade. Essa história de subordinado esticar a exposição com excesso de detalhes pode não dar bom resultado. Especialmente se entrarem em jogo os recursos visuais.
Depois de três ou quatro telas, a paciência se esgota e surge a frase mais ou menos padrão: como é que é, vai demorar muito tempo para chegar ao ponto? Ou, quando a chefia pega mais leve: talvez desse para pular essas etapas intermediárias e chegar logo ao que interessa.

Dica para sequência da projeção

Nas apresentações para o chefe, o procedimento mais indicado é mostrar logo de saída um slide com resumo de toda a informação. Por exemplo, os custos, a receita, o resultado líquido e o tempo necessário para o retorno do investimento.
De posse dessas informações, seria normal que o chefe desejasse saber a seguir como o subordinado chegou àquele resultado. Assim, os slides com as fases iniciais do estudo poderiam ser expostas com tranquilidade e sem atropelos.
Apresentação com recursos visuais bem feitos não é sinônimo de excesso de sofisticação. Ao contrário, slides produzidos com cores exuberantes, sons chamativos, mudanças "acrobáticas" das imagens podem dar a impressão ao chefe de que o subordinado perdeu mais tempo em mostrar suas habilidades em usar os recursos tecnológicos do que com o conteúdo da mensagem.

Dicas para elaboração dos visuais

Para que um visual seja elaborado de maneira correta e eficiente, sem falta nem excessos, siga estas orientações:
1 – Coloque um título
2 – Faça legendas
3 – Escreva com letras legíveis - prefira os tipos Arial e Tahoma em corpo acima de 20
4 – Limite a quantidade do tamanho de letras – limite a três tamanhos
5 – Crie frases curtas – limite a sete palavras
6 – Use poucas linhas – limite a sete linhas
7 – Use cores – limite a três ou quatro cores
8 – Apresente apenas uma ideia em cada visual
9 – Utilize apenas uma ilustração em cada visual
10- Retire tudo o que for dispensável ou incompatível com a mensagem

Cada vez mais os subordinados se relacionam com seus chefes sem temores e com liberdade para se expressarem. Mesmo assim, por mais à vontade que o subordinado esteja, de uma maneira ou de outra é evidente que possa existir algum desconforto. Afinal, a hesitação ou o nervosismo, normais para quem fala em público ou em situações mais formais, podem pôr em jogo o futuro da sua carreira.
Saber como interagir com o interlocutor e usar as informações projetadas na tela é fundamental para demonstrar segurança e descontração. Por isso, o subordinado poderá seguir estes cinco passos para aumentar suas chances de sucesso:
1 – Avise. Avise o chefe que irá projetar a informação. Por exemplo: vou mostrar o plano de vendas para o próximo semestre
2 – Projete 
3 – Olhe. Após projetar, olhe na direção da tela para indicar onde ele deverá se concentrar 
4 – Comente. Faça um pequeno comentário ainda olhando na direção da tela
5 – Explique. Passe a explicar naturalmente as informações projetadas, mantendo contato visual com o interlocutor

Nem sempre uma mensagem necessita de um visual para ser transmitida. Um visual deve ser usado quando atinge esses três objetivos: destaca a informação importante, facilita o acompanhamento do raciocínio e permite que o ouvinte se lembre das informações por tempo mais prolongado.

Dica final importante

Esteja bem preparado para falar usando recursos visuais, mas se prepare ainda mais para falar sem eles. Não são raras as ocasiões em que surgem problemas com os equipamentos. Nesses casos é importante que a apresentação seja feita da melhor maneira possível mesmo sem a ajuda dos visuais

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